Зразок оформлення листа англійською – як структурувати лист

Зразок оформлення листа англійською є, загалом-то, стандартним для різних видів листів.

Зразок оформлення листа англійською – як структурувати лист

Рекомендації щодо написання листа

Якщо мова йде про діловому листі, то запам’ятайте, що зайняті люди читають листи швидко, тому переходьте одразу до суті справи в першому параграфі. Щоб людині було легше зрозуміти сенс проблеми або пропозиції використовуйте короткі фрази, висловлюйте думки ясно і чітко. Також ділите текст на смислові абзаци, це допоможе краще переходити від однієї думки до іншої – зрозуміле візуальне оформлення веде до більш легкого розуміння сенсу тексту.

Незважаючи на те, що про суть справи рекомендується почати розповідати з самого початку листа, не варто забувати і про логічної послідовності тексту. Не висловлюйтесь сумбурно – якщо питання потребує довгих пояснень, то постарайтеся скоротити їх до мінімуму і написати лише суть. Перші пропозиції можуть оповідати про те, як виникла та чи інша проблема або просто пояснювати, чому ви пишете цей лист.

В кінці листа можна висловити сподівання на якнайшвидшу відповідь одержувача, якщо ви звертаєтеся з якою-небудь проханням або проблемою, на вирішення даної проблеми.

Адреса

Якщо лист надсилається з якої-небудь організації, то у верхній лівій частині аркуша вказується:

  • назва компанії (company name);
  • адреса (address);
  • дата написання листа (date).

Трохи нижче праворуч вказується:

  • ім’я одержувача (recipient’s name);
  • посаду, якщо лист надсилається в організацію (title);
  • назву організації;
  • адреса організації.

Приклади написання адрес

Подивіться, як виглядає адресу в англійській листі.

5 Berry Street
Madison, Wisconsin 890970

12 June 2014

Ms. Ann Smith
President
Smith & Jones
38 Prime Lane
Boston, Massachusetts 07690

Читайте також:
Present Simple приклади речень з перекладом

17 South Avenue
Dallas, Texas 963000

27 September 2014

Mr. William Clayton
Production Director
JSC Campus
58 Governors Drive
San-Diego, California 92102

40 University Drive
Suffolk, Virginia 23433

12 June 2014

Mr. James Greenwood
Vice President
Mitsu and Co., Inc.
87 Central Avenue
Macon, Georgia 31210

Зразок оформлення листа англійською – як структурувати лист
How to write a formal letter — як написати діловий лист

Структура тексту листа

Структура ділового листа на англійській мові, на відміну від особистого листа, в якому припустимо вільний порядок думок, повинна бути більш чіткою. Основи структури хорошого ділового листа вивчити легко.

  • Звернення. Якщо у вас є можливість, то дізнайтеся, як звуть людину, яка буде читати лист (Dear Mrs, Mr, Ms або Miss Johnson), якщо ім’я одержувача невідомо чи ви не знаєте, хто конкретно буде розглядати ваш лист, то обійдіться фразами Dear Sir or Madam або ж To whom it may concern.

    Порада: якщо ви не впевнені, наскільки формальним повинен бути стиль письма, то краще вибрати більш строгий, ніж особистий.

  • Введення. Тут ви пояснюєте причину, по якій пишіть лист. Ці перші рядки допоможуть читачеві відразу зрозуміти, як варто розглядати лист. Можливо, ви хочете пройти співбесіду, зробити яке-небудь ділову пропозицію, подати скаргу, просто проінформувати про що-небудь і т. д.

    Подивіться кілька прикладів того, як може виглядати введення.

    — I am writing to enquire about the position posted in The Londoners.
    — Я пишу, щоб дізнатися з приводу роботи, опублікованої в газеті «Лондонці».

    — I am writing to apologize for my absence.
    — Я пишу, щоб вибачитися за свою відсутність.

    — I am writing to confirm our meeting tomorrow morning.
    — Я пишу, щоб підтвердити нашу зустріч завтра вранці.

    — I am writing to apply for a position of manager in your company.
    — Я пишу, щоб подати запит на посаду менеджера у Вашій компанії.

    — I am writing to comment on the letter which I received from yesterday one of your managers.
    — Я пишу, щоб прокоментувати повідомлення, який я отримав вчора від одного з ваших менеджерів.

    Порада: зверніть увагу, з якими частками використовуються ті чи інші дієслова (to comment on, to apply for…).

  • Зразок оформлення листа англійською – як структурувати лист
    Letter structure – структура листа

  • Деталі. В цій частині ви переходите до більш докладного опису вашої мети. Вона дуже важлива, оскільки покаже, як ви піднесете запит або пропозицію, а це, в свою чергу, може вплинути на те, як читач відреагує на нього.
  • Заключна частина. Напишіть конкретно і ясно про свої очікування на відповідь, висловіть надію на особисту зустріч або дзвінок.

    — I would be grateful if you could…
    — Я був би вдячний, якщо б Ви змогли…

    — I would be delighted to…
    — Мені буде дуже приємно…

    — I am hoping for resolution of above given problem.
    — Я сподіваюся на вирішення вищезазначеної проблеми.

    — Could you possibly…
    — Не могли б ви…

    Якщо ви пишіть відповідь на отримане повідомлення або хочете подякувати або запропонувати допомогу, то можете також скористатися наступними фразами. Структура англійського письма досить проста, якщо ви не знаєте, що написати від себе – спирайтеся на фрази-кліше.

    — Thank you for your help
    — Дякую Вам за допомогу

    — Please contact us again if we can help in any way
    Будь ласка, зв’яжіться з нами, якщо ми можемо допомогти якимось чином

    — Please contact us if you have any questions
    Будь ласка, зв’яжіться з нами, якщо у Вас є які-небудь питання

    — Please call us if you have any problems
    — Будь ласка, зателефонуйте нам, якщо у Вас виникнуть які-небудь проблеми

Читайте також:
Видовременные форми дієслова в англійській мові таблиця і приклади вживання

Підпис

Оформлення листа англійською обов’язково вимагає підпису. Під текстом на лівій (можливо і в правій) частині аркуша розташовуються:

  • прощальна фраза (Sincerely yours, Best regards тощо);
  • розпис;
  • ім’я.

Після прощальної фрази і перед ім’ям прийнято залишати три порожні рядки. Якщо ви пишете лист не особисте, а ділове. То можете вказати свою посаду в компанії під ім’ям внизу листа, при цьому відступати порожніх рядків не потрібно.

Порада: якщо ви докладаєте до листа якісь документи, то, незважаючи на те, що одержувач і так їх побачить, згадайте про них у листі (enclosed are…, I enclose…).

Закріпіть свої знання про те, як оформляти лист англійською, за допомогою відео уроку:

Подобається? Поділіться з друзями:
Корисні поради для кожного
Залишити відповідь