Лист скарга англійською мовою: правила написання формальних листів

Зміст статті

  • 1 Коли ми пишемо лист скаргу?
  • 2 Чого потрібно уникати при написанні листа скарги?
  • 3 Лист скарга англійською: поетапне керівництво
  • 4 Приклади написання листів скарг на англійській мові
    • 4.1 1. Робота. Проблеми з співробітником/колегою
    • 4.2 Готель. Претензія до співробітників готелю
  • 5 Інші статті по темі
  • 6 Схожі та рекомендовані статті

Скласти формальний лист — не така вже й легка задача, яка стає ще складніше, якщо це лист скарга на англійській мові. Якщо вам необхідно написати листа скаргу, то ця стаття неодмінно виручить вас. Існує безліч правил і шаблонних фраз, здатних спростити поставлене завдання. Розглянемо їх у статті нижче.

Коли ми пишемо лист скаргу?

Потреба у написанні листа-скарги з’являється в разі невдоволення ситуацією, обслуговуванням або продукцією.

Уявіть, що ви незадоволені обслуговуванням спеціаліста в туристичній фірмі або банку. Або, можливо, ви не задоволені товарами і хочете написати кілька рекламацій. Або здійснювати іншу ситуацію: ви працівник великої корпорації і зіткнулися з відсутністю субординації, невиконанням обов’язків, грубістю свого колеги. Ситуацію неможливо вирішити всередині відділу, залишається одне рішення – написати лист скаргу.

Щоб оперативно і швидко вирішити дану проблему, лист скаргу можна надіслати безпосередньо керівнику організації, і вуаля – ваша проблема вже на шляху до вирішення.

Лист скарга англійською мовою: правила написання формальних листів

Чого потрібно уникати при написанні листа скарги?

На відміну від інших формальних листів, лист-скарга – саме емоційне. Воно рясніє фарбами невдоволення та обурення. Щоб не здатися невихованим людиною, важливо проявляти своє невдоволення в нейтральному тоні. Лист скарга – це офіційний лист, в якому неприйнятні образи і непристойні лайки.

Нейтральне оповідання і інформативне зміст вашого листа дозволить адресату вирішити вашу проблему компетентно і не проявляючи негативних емоцій вам у відповідь.

Лист скарга англійською: поетапне керівництво

  • На самому початку листа приділіть увагу наступним аспектам:
  • Зверху праворуч вкажіть свою адресу:

    Lenin street, 23/34, Moscow, Russia, 12 July 2017

    Зліва вкажіть адресу одержувача листа:

    Dostyk Street, 7, Almaty, Republic of Kazakhstan

  • Вітання
  • Привітайте одержувача в діловій формі:

    • Dear Mr. Pirozhkov — Шановний містер Пиріжків.
    • Dear Mrs. Adams,– Шановна місіс Адамс.
    • Dear Ms Kuznetsova, – Шановна міс Кузнєцова.
    • Dear Sir/ Madam,– Шановний (-а) пане/пані.
  • Суть скарги
  • У першому абзаці важливо вказати причину скарги. Місце, час, детальну історію події. Будь-яку з нижчезазначених фраз можна використовувати як зразок для письма.

    Нейтральний тон:

    • I am writing in connection with – Я пишу вам у зв’язку з…
    • I am writing to draw your attention – Я пишу з метою привернути вашу увагу до…
    • I am writing you to complain about – Я пишу для того, щоб висловити невдоволення…
    • I am writing on the subject of – Я пишу через…

    Наполегливий тон:

    • I wish to express my displeasure – Я б хотів висловити своє невдоволення…
    • I want to express my disgust at – Я хочу висловити сильне обурення…
    • I wish to bring your attention to a problem which arose due to – Мені б хотілося привернути вашу увагу до проблеми, яка виникла із-за…
  • Основна частина. Деталізація
  • У цій частині листа перед вами постає завдання деталізувати свою скаргу. Опишіть свою думку про події. Наприклад, ви звернулися в готель з метою забронювати номер, а за фактом приїзду виявилося, що фахівець не поставив бронь, а вільних номерів не залишилося. Або ви зі своїм другом відправилися в ресторан, де вам принесли несвіжу їжу. Вкажіть інформацію про те, що саме вас не влаштувало, в якому тоні з вами розмовляли, і всі нюанси.

  • Висновок.
  • Яка мета вашого листа? Чого б ви хотіли досягти, і яке рішення проблеми задовольнило б вас?

    Напишіть про це у висновку. Вкажіть, які заходи необхідно вжити щодо безвідповідального, грубого, такого, що перейшов межі колеги. Попросіть замінити товар, повернути гроші, надати бонусну послугу. Якщо вам важливо отримати тільки вибачення – обов’язково напишіть про це.

    Приклад фраз в нейтральному тоні:

    • I assume we can sort this matter out amicably. – Я припускаю, що ми можемо вирішити цю ситуацію мирним шляхом.
    • I hope you will deal with this matter as quickly as possible. – Я сподіваюся, що ви вирішите цю ситуацію якомога швидше.
    • I trust the matter will be resolved. – Я сподіваюся, це питання буде вирішено.

    Приклад фраз в наполегливому тоні:

    • Idemand. – Я вимагаю.
    • …otherwise I will be forced to take the matter further – …інакше я буду змушена прийняти подальші заходи.
    • …or I shall be forced to take legal actions… – …або я буду змушена звернутися до суду.

    Попрощайтеся з одержувачем, використовуючи одну з базових фраз, наприклад:

    Sincerely, (name) – З повагою (Ваше ім’я).
    Yours faithfully, (name) — З повагою (Ваше ім’я).

    Приклади написання листів скарг на англійській мові

    Давайте розберемо кілька можливих ситуацій:

    1. Робота. Проблеми з співробітником/колегою

    Писати скаргу на співробітника зі свого колективу – це, поза сумнівом, стрес. Лист скарга на колегу – це останнє, до чого ви можете вдатися. Але якщо така необхідність вас все ж наздогнала, заспокойтеся і дотримуйтесь наших порад.

    Намагайтеся використовувати тактовні фрази, писати виключно по суті, намагайтеся стримувати емоції і проявіть свій професіоналізм. Багато компаній мають шаблон для подібних листів, але в разі якщо такий відсутній, пропонуємо скористатися шаблоном нижче:

    Aaron Black
    Head of Sales Department, Sales Department
    ABC Technologies, Steinway street,
    45821, Queens, New York, USA.

    To,
    Jason Cole
    General Manager
    ABC Technologies, Steinway street,
    45821, Queens, New York, USA.

    Dear Mr. Cole,

    With lots of reluctance and a heavy heart, I am writing this letter to you as a final resort. This letter is regarding a formal complaint against one of our employees named Jacob Steven. Mr. Steven works in the sales department under my supervision, and has been an employee of the company for the past two years. The complaint against him is that he is lagging far behind in his work regarding sales targets, and it is neither within an acceptable range. For the past six months, he has failed to meet targets and has shown no improvement.

    His work ethics seem to be poor as he has paid no heed to the previous letters sent to him. His work continues to be the same. Failure to meet deadlines and not filing in proper reports are just some of the few complaints against him. Another incident I would like to bring to your notice is of inappropriate behavior with a co-worker. On the 14th of March 2010, Mr. Stevens made a pass at another female employee of the company at the office party. The matter was taken up with me, and I was able sort out the matter by making Mr. Steven apologize to the employee. Such incidents make the company prone to sexual harassment lawsuits.

    I have spoken him to him personally also, but his attitude site has been dismissive. Though, he has been a loyal employee of the company, such kind of behavior is unacceptable for the high standards our company has set. I suggest that he receive a formal letter from the Human Resources department, regarding his performance at the company. If possible have a personal meeting with him, and please find out if he is suffering from any personal issue. Mr. Steven used to consistently deliver sales targets and he was a good employee, but his performance has drastically fallen in the last six months, and so has his behavior with the other employees.

    I would be of the opinion that Mr. Steven should be given one final chance to improve in all accounts, then it is your prerogative whether to continue with his employment or not. I wish your urgent attention in this matter as efforts from my side have gone in vain.

    Yours Sincerely,

    Aaron Black

    Head of Sales Department

    ______________________

    Переклад на російську мову:

    Аарон Блек
    Інженер, Відділ продажів,
    ABC Technologies, Вулиця Штейнвэй,
    45821, район Квінс, Нью-Йорк, США

    Кому:
    Джейсон Коул
    Головний керуючий
    ABC Technologies, Вулиця Штейнвэй,
    45821, район Квінс, Нью-Йорк, США

    Шановний пане Коул,

    Я пишу Вам цей лист з великим небажанням і важким серцем, проте іншого виходу у мене немає. Даний лист присвячено офіційною скаргою на одного з наших співробітників на ім’я Джейкоб Стівен. Пан Стівен працює у відділі продажів під моїм безпосереднім керівництвом. Він був кращим співробітником компанії протягом останніх двох років. Скарга на нього полягає в тому, що він значно відстає у своїй роботі над збільшенням продажів, не дотягує до своїх мінімальних прийнятних показників. За останні шість місяців він не виконав план продажів і не зумів показати покращення у своїй діяльності.

    Пан Стівен не взяв до уваги попередні листи на цю тему, адресовані йому, що показує низький рівень його трудової етики. Ставлення до роботи залишилося незмінним. Терміни не дотримуються, звіти не готуються – це лише частина наявних скарг на даного співробітника. Є ще один випадок, про який, як мені здається, Вам потрібно знати. Некоректну поведінку. На одній з корпоративних вечірок Стівен чіплявся до нашої колеги. Я розглянув цю справу і зміг домогтися вибачень пана Стівена. Такі інциденти можуть призвести до судового позову про сексуальні домагання.

    Я розмовляв з ним особисто, але його ставлення було зневажливим. Незважаючи на те що він був відданим і результативним співробітником компанії, така поведінка є неприйнятною для високих стандартів, встановлених в нашій компанії.

    Я вважаю, що даний співробітник отримає офіційний лист від відділу кадрів про його ефективності в нашій компанії. Якщо це можливо, організуйте зустріч з ним і дізнайтеся, бути може, у пана Стівена є особисті проблеми. Він постійно домагався відмінних результатів у продажах і був добрим працівником, але його продуктивність різко впала за останні півроку, а ставлення до колег погіршився.

    Я вважаю, що містер Стівен повинен отримати останній шанс, щоб поліпшити свої показники, а звільняти його чи ні – це вже Ваша прерогатива. Я сподіваюся на Вашу співучасть і увагу в даному питанні, оскільки всі мої зусилля були марні.

    З повагою,
    Аарон Блек,
    Керівник відділу продажів

  • Готель. Претензія до співробітників готелю

  • Jessica Parker,

    Astonway Street, 34,

    London, 23456

    Of May 27th

    Christine Goward

    Relax Hotel,

    Burning Street, 7,

    London, 76535

    Dear Hotel Manager:

    My family and I recently stayed at your beautiful hotel on the Lake Erie shoreline. I was excited for our trip, but our room was not as it has been in the past. I notified the shift manager, but she was less than willing to accommodate us in switching rooms, as your hotel was full. She offered us a partial refund, but nearly everything in the area was booked solid. We booked our room for the week of May 19-25 but only ended up staying from May 19-may 21st.

    When first we arrived, we got the room we always stay in room 22. Upon unpacking our luggage, we noticed there were roaches in various locations in the room. We promptly notified the front desk and they sent someone to spray the room. While the room was being sprayed we had to find somewhere to go for about six hours. The beds clothes were clean but had holes in them. The on duty staff could have cared less that we were unsatisfied. The room was not clean and this non-smoking room had been smoked in.

    We have been staying in your hotel for more than twenty years and have never had such service. Even though I had to pay for the entire week up front, we left after two days and went home. I asked the front clerk for a refund but they were less than willing to accommodate. I would like a full refund of my money that I spent in your hotel that week. If can be sent to the address above.

    Sincerely,
    Jessica Parker

    ___________________________

    Приклад з перекладом на російську:

    Джессіка Паркер,
    Вулиця Астонвэй, 34,
    Лондон, 23456

    27 травня

    Кому:
    Крістін Говард,
    Готель «Релакс»
    Вулиця Бернин, 7,
    Лондон, 76535

    Шановний керуючий готелем,

    Я зі своєю родиною нещодавно зупинялася у Вашому прекрасному готелі на березі озера Ері. Я була в непідробний захваті від поїздки, але наша кімната відрізнялася від тієї, де ми заселилися в минулий раз. Я повідомила менеджера тієї зміни, але вона не була готова розмістити нас в іншому номері, тому що готель був переповнений. Вона запропонувала нам часткове відшкодування коштів, але всі номери в готелях в цьому районі були заброньовані. Ми забронювали номер на тиждень, у період з 19 по 25 травня, але залишилися лише з 19 до 21 травня.

    Коли ми приїхали, ми отримали номер 22, в якому зупинялися раніше. Розпаковуючи багаж, ми помітили, що в кімнаті є таргани. Ми оперативно повідомили про це Вашого ресепшиониста, і поки кімнату очищали і обробляли спреєм, нам довелося покірно чекати близько 6 годин.

    Постільна білизна було чистим, але дірявим. Черговий персонал міг би й подбати про те, щоб зробити все на найвищому рівні, адже ми були незадоволені. Наш номер не був чистим, а ще, незважаючи на статус номери для некурців, був повністю просякнутий запахом сигарет.

    Ми приїжджали в готель на протязі 20 років і ніколи не спостерігали такого сервісу. Незважаючи на те що номер був сплачений на тиждень вперед, вже через два дні ми поїхали додому.

    Я попросила адміністратора повернути гроші, але мені відмовили. Я хотіла б повністю відшкодувати витрачені кошти у Вашому готелі. Якщо це можливо, надішліть їх за адресою вище.

    Щиро Ваша,
    Джессіка Паркер

    Лист скарга англійською – дуже важливий аспект у вирішенні проблеми. Сподіваємося, що наша стаття допомогла вам у вивченні основ ділової переписки в області скарг.

    Сподобалася стаття? Поділитися з друзями:
    Залишити відповідь