Англійська мова – це відкрита двері не тільки у світ подорожей, але і в сферу бізнесу. Міжнародне співробітництво пов’язує компанії з різних країн, а офіційно прийнятий мова спілкування між партнерами, як правило, англійська. Етикет бізнес спілкування передбачає часте використання паперової кореспонденції, і сьогодні ми розглянемо тему про те, як правильно написати діловий лист англійською для різних ситуацій.
Чи готуєте ви замовлення на продукцію, описуєте власну пропозицію, скаржитеся на погану якість послуг, просіть про відстрочення платежу, пишіть лист про прийом на роботу або нагадування про терміни поставки– всі необхідні мовні кліше і зразок складання таких паперів ви знайдете в даній статті.
Зміст статті
- Різновиди ділової кореспонденції
- Загальні принципи складання англійських листів для бізнесу
- Графічне оформлення
- Стилістичні тонкощі
- Структура послання
- Діловий лист англійською – стандартні фрази і звороти
- Вітання
- Вступ
- Основна частина
- Висновок
- Зразок англійської бізнес-листи
Різновиди ділової кореспонденції
Хоча види листів практично не впливають на формат їх написання, інформація про поширених жанрах не стане зайвою. До числа найбільш популярних типів міжнародної ділової кореспонденції належать:
- Commercial Offer – пропозиція про співпрацю;
- Letter of confirmation – лист-підтвердження домовленості англійською, а також папір, що засвідчує отримання замовлених документів;
- Refusal letter – ввічливий відмова на отриману пропозицію;
- Enquiry letter – лист-прохання, запит англійською про отримання детальної інформації або замовлення виписок і документів;
- Reply Quotation – відповідь на запит;
- Application – заява здобувача на вільну вакансію, резюме;
- Acceptance – підтвердження про надходження у ВУЗ, прийомі на роботу, прийняття пропозиції;
- Apology letters – извинительные листи, покликані загладити заподіяну шкоду або завдані незручності;
- Congratulation листи – привітання на свята.
Ще можна виділити листи-послання, скарги, прохання, повідомлення, сповіщення та лист-нагадування. Окремої уваги заслуговують спонсорську та гарантійний лист англійською: ці папери є офіційними документами.
Загальні принципи складання англійських листів для бізнесу
Структура і стиль офіційного листа підпорядковуються суворим умовам, які диктує формальне спілкування між партнерами. Ділова кореспонденція – це обличчя фірми, тому при складанні паперів потрібно враховувати всі стандарти і нюанси.
Графічне оформлення
Написання будь-якого ділового листа англійською мовою проводиться без відступів і червоних рядків. Весь текст збудований строго по лівій стороні листа, а кожна нова рядок починається врівень з попередніми.
Для поліпшення сприйняття інформації, графічно текст повинен бути поділений на невеликі, бажано рівні за розміром блоки. Також для зручності читання не рекомендується змінювати стандартну ширину полів: при великих обсягах тексту краще додати зайву сторінку, ніж дрібнити.
Основна інформація листи розміщується по центру. Навіть якщо у вас невелике послання, наприклад, нагадування, відмова від пропозиції або замовлення на поставку однієї партії товару, не потрібно розміщувати рядка вгорі сторінки. Набагато охайнішим буде виглядати текст, розташований по центру аркуша.
Стилістичні тонкощі
Ділові листи не терплять скорочень і панібратства, якими так славиться розмовна англійська мова. Тому при написанні тексту неприпустиме використання you’re замість you are, we’ll замість we will, а тим більше молодіжного сленгу і буквено-цифрових скорочень.
Також варто відзначити такий момент. Якщо у вас з бізнес-партнером налагоджені неформальні, дружні відносини, то не варто перевантажувати листи зайвим офіціозом, це буде виглядати не дуже красиво. У той же час, не варто переходити на явний сленг: в діловому спілкуванні завжди слід дотримуватися золотої середини.
Структура послання
Оформлення офіційних паперів теж строго регламентовано. Структура ділового листа англійською мовою стандартна для будь-якого формату кореспонденції, і фактично саме вона диктує, як писати бізнес письма англійською. Отже, правила такі.
Першим вказується ім’я автора або назву компанії, а потім в певному порядку записується адреса: номер будинку, назва вулиці, місто, індекс, країна. Далі відступається пару рядків і в тому ж форматі пишеться інформація про одержувача і дата послання.
Зверніть увагу, що в шапці ніколи не використовуються пунктуаційні знаки.
Тут напишіть причини, що спонукали до написання листа, і вкажіть очікувані від співрозмовника дії. Наприклад, якщо ви складаєте лист, виражає вибачення англійською мовою, то після поблажливої частини розкажіть про якісь бонуси, згладжуючі непорозуміння, і висловіть надію на подальшу співпрацю.
Варто відзначити, що послання може містити вкладення і доповнення. Про їх наявність інформує скорочення Enc. (від англ. Enclosure), яке можна зустріти в кінцівці листи.
Отже, зі структурою ділових листів англійською та їх видами ми ознайомилися, тепер настав час оволодіти мовними штампами, які допоможуть швидко скласти текст на будь-яку тему.
Діловий лист англійською – стандартні фрази і звороти
Офіційні папери відрізняються тим, що при їх складанні використовують безліч канцеляризмов. Досить вивчити пару десятків стійких фраз, і можна легко комбінувати готові бланки та шаблони бізнес листів різної тематики, навіть не маючи значного досвіду і освіти перекладачів. Розглянемо приклади виразів, характерних для письмової ділової бесіди англійською.
Вітання
Як вже зазначалося, діловий лист, написаний англійською, починається з формального привітання.
Крім вже зазначених фраз, також використовується форма «Dear Mr./Miss/Mrs. + прізвище адресата». При зверненні до широкого кола осіб часто вживають фразу «Dear Sirs» — Шановні панове.
У напівофіційної листуванні допустимо звернення лише з зазначенням посади. Наприклад, лист до редактора газети може починатися зі слів «Dear Editor, …» (Шановний редактор). Відповідно, таку ж форму буде утримувати і відповідь на отриманий лист, наприклад, «Dear Reader, …» (Шановний читач). Цей спосіб можна використовувати у випадках, коли ім’я адресата достовірно невідомо.
Вступ
При повторній листуванні перед головної інформаційної складової йде невеликий вступ. Воно займає близько 2-3 рядків і використовується для наступних цілей:
- підтвердити отримання листа;
- подякувати за надані відомості;
- вибачитися за затримку з відповіддю;
- нагадати про попередніх листах;
- послатися на джерело, що послужив причиною послання.
Скласти вступну частину і перевести її на англійську допоможуть представлені в таблиці вирази.
Основна частина
Тут в 2-3 абзацах виражаються причини, що спонукали до послання, і бажані дії співрозмовника. Відповідно, набір мовних кліше залежить від тематики бесіди.
Наприклад, якщо ви робите лист-запрошення до співпраці на англійській мові, то доречно буде коротко описати пропозицію і докладно розповісти про переваги партнерства. Красиво висловитися допоможуть наступні фрази:
- we would appreciate it if you would… (ми були б вдячні вам, якщо);
- our company would be pleased to … (наша фірма вважатиме за честь);
- to establish a strong business connection (налагодити міцні бізнес зв’язку);
- we very much hope that you will come to a positive decision on… (ми сподіваємося, що ви приймете позитивне рішення);
- we would be pleased to do business with your company (ми були б щасливі стати бізнес-партнером вашої компанії).
Лист-запрошення має бути в міру коротким, але переконливим. Постарайтеся вмістити в ньому опис власної фірми, нюанси пропозиції та доводи про вигідне співробітництво.
Офіційні запити інформації (замовлення товарів, скасування заявок, нагадування про взяті зобов’язання, скарга на якість послуг або недоліки пристрою тощо) ще більш лаконічні. Тут відразу зазначаються головні причини, а потім коротко виражається надія на успішний і швидкий відповідь.
Складання офіційних документів, наприклад, спонсорського листа англійською потребуватиме таких фраз, як:
- This letter is to verify that I (We)… – Цей лист підтверджує, що я (ми);
- I hereby undertake that I will be responsible… – я підтверджую нести повну особисту відповідальність;
- According to – відповідно з;
- In case – у разі;
- I have no difficulty in… – Я не відчуваю жодних труднощів;
- I take over the liability regarding… — Я беру на себе всі зобов’язання щодо.
Ці ж вирази, крім офіційного оформлення зобов’язань спонсора, допоможуть скласти і гарантійне ділове лист англійською.
Але ділові листи це далеко не тільки розсилка пропозицій, замовлення продукції, відмова від співробітництва, договір або нагадування про зобов’язання. Хорошим тоном вважається привітати партнера на свято або запросити на вечірку. Представлені нижче фрази допоможуть скласти ділові вітання на день народження та будь-яке інше торжество, а також запросити партнера на власний ювілей або дату святкування дня заснування бізнесу.
Тільки слід врахувати, що привітання – це лише правило хорошого тону, а не привід для просування власних бізнес-інтересів. Тому вкрай не рекомендується у листах-привітаннях згадувати робочі моменти.
Висновок
Майже всі ділові папери, за винятком гарантійного та спонсорського листа, завершуються вдячністю за надану увагу і надією на подальшу співпрацю. Цей абзац складається всього з 1-2 пропозицій, які можна скласти з допомогою представлених у таблиці мовних стандартів.
І після завершального абзацу не забувайте додати ввічливу форму прощання. Крім стандартних Yours faithfully і Yours sincerely, часто використовують такі вирази:
- Kind regards – З повагою;
- Respectfully yours – Поважаючий Вас;
- With best wishes – З найкращими побажаннями;
- With thanks for your cooperation – З вдячністю за співпрацю;
- With sincere appreciation – З щирою вдячністю.
На цьому лист практично закінчено, залишається тільки додати своє прізвище, ім’я та посаду, а також позначити прикладені документи (якщо вони є).
Зразок англійської бізнес-листи
Теорію завжди треба вивчати спільно з практикою, тому для закріплення матеріалу наведемо приклад ділового листа англійською мовою з перекладом тексту на російську.
Sales Manager
MKAN ltd
18 Park St
Birmingham B48 7JN
United Kingdom
Smith &Brothers Company
23 Red St
London WZ2 EA4
United Kingdom
12 July, 2018
Dear Sirs,
We would like to thank you for your letter dated the 9th of July. We are very gratified to learn from your letter that you are interested in our new model of Microprocessors.
In answer to your specific questions:
1. This model costs $250.
2. We offer a discount of 15 % on orders of 10 units or more.
3. We will be able to deliver your order within 2 weeks of receiving it.
4. It is possible to make purchases online at our site: http://mkan.com
As requested, we enclose our catalogue and Price List, where you can find full information about the various models of our Microprocessors. We are certain that а trial order will give you full satisfaction and we shall be very glad to hear from you.
Thank you for responding to our offer. If you would like further information, do not hesitate to contact me on: 738-3493-2942.
Yours faithfully,
Peter Williams
Sales Manager
MKAN ltd
Enc. 1 Price List, 1 Catalogue.
Від кого:
Пітер Вільямс
Менеджер з продажу
18 вул. Паркова
Бірмінгем, індекс B48 7JN
Соъединенное королівство
Кому:
Компанія «Сміт і Брати»
23 Червона вул.
Лондон WZ2 EA4
Соъединенное королівство
12 липня 2018
Шановні панове!
В першу чергу ми б хотіли висловити подяку за ваше послання, датоване 9 липня. Ми були дуже раді дізнатися з вашого листа, що вас цікавить нова модель наших мікропроцесорів.
По суті поставлених вами запитань можемо відповісти наступне:
Відповідно до висловленої вами прохання, ми докладаємо до цього листа наш каталог і прайс-лист, де ви зможете знайти повну інформацію про різні моделі мікропроцесорів, розроблених нашою фірмою. Ми впевнені, що пробний замовлення задовольнить вашим вимогам, і нам буде приємно знову отримати від вас звістка.
Дякуємо за проявлений інтерес до нашої пропозиції. Якщо вам потрібна додаткова інформація, не соромтеся звертатися до мене за роз’ясненнями за номером: 738-3493-2942.
З щирою повагою,
Пітер Вільямс
Менеджер з продажу
Виробничо-торговельне об’єднання MKAN
Дод. 1 Прайс-лист, 1 Каталог.
Тепер вам відомо, як складаються і виглядають офіційні ділові листи англійською мовою. Успішної практики у творі листів і до нових зустрічей!