Діловий лист англійською мовою: спілкування з клієнтами – обмін аргументами

Якщо вам доводиться багато спілкуватися з партнерами по бізнесу зі Сполучених Штатів, Великобританії або Австралії, необхідно знати, як правильно складати діловий лист англійською мовою. Приблизну структуру документа, необхідну лексику, окремі приклади ми намагалися розібрати в цій статті.

Діловий лист англійською мовою: спілкування з клієнтами – обмін аргументами

Діловий лист: особливості і британсько-американські варіанти

Будь-яка офіційна папір має визначену структуру. Те ж саме ми можемо сказати і про діловому листі. Воно обов’язково повинно включати наступні компоненти:

  • Дані адресанта (інформація про відправника).
  • Дата написання.
  • Дані адресата (інформація про одержувача).
  • Посилання на попередню переписку (наприклад, у відповідь на лист…). НЕ обов’язково!
  • Тема листа.
  • Привітання.
  • Основна суть або тіло документа.
  • Заключна частина.
  • Підпис.
  • Додатки/вкладені файли.
  • Діловий лист англійською мовою: спілкування з клієнтами – обмін аргументами
    Приклад ділового листа англійською мовою

    Розглянемо детальніше всі пункти.

    Вступні дані

    У першому блоці зазвичай не вказується ПІБ адресанта (за винятком американських паперів), необхідний тільки адресу. Нагадуємо, що в англомовних країнах порядок його компонентів повинен бути наступним: назва організації, номер будинку, назва вулиці, індекс, штат (провінція, графство тощо), країна, номер телефону. Якщо лист надсилається з Росії, рекомендуємо дотримуватися вітчизняного поштового стандарту.

    NB! Бізнес лист англійською мовою у Великобританії передбачає зазначення адреси в правому верхньому куті аркуша, тоді як в Штатах – в лівому верхньому кутку (під датою) або, як варіант, після підпису, в нижній частині.

    NB! У британському англійською дата ставиться у правому куті (на сходинку нижче вказаної адреси), в друкованому вигляді допускається її лівосторонній розташування. В американському варіанті – дату визначено верхній лівий кут центр верхній частині аркуша.

    Дані адресата пишуться зліва: в британському – на тій же позиції, що і дата, або лінією нижче. В американському – з відступом в 2 рядки вниз від інформації про адресанте.

    Читайте також:
    Лист-скарга на англійській мові – правила складання і приклади

    Діловий лист англійською мовою: спілкування з клієнтами – обмін аргументами
    Загальна схема ділового листа

    Вітання

    Якщо ми знаємо ім’я і статус людини, до якого звертаємося, рекомендується використовувати DEAR + Mr/Dr… + прізвище (Dear Mr Thompson). Якщо підлога колеги невідомий, можна звертатися: DEAR + Прізвище, ім’я (Dear Chris Qwerty). Зустрічаються випадки, коли партнери звертаються один одного просто на ім’я (наприклад, Dear Mark).

    Якщо ми не знаємо, до кого конкретно будемо звертатися, можна використовувати наступні варіанти:

    Dear Sir (Sirs)/MadamШановний пане (пані)/пані, переважно у ВеликобританіїGentlemen/LadiesГоспода/дами, переважно в АмериціDear Sir or MadamШановний Пане/Пані, коли стать невідома (британський варіант)Ladies and GentlemenЛеді і джентльмени, коли стать невідома (американський варіант)To whom it may concernТому, хто зацікавлений (того, кого це стосується)

    Тема листа

    Вказується за бажанням. Якщо мова йде про офіційному листі на англійській мові з Британії, тема розташовується наступним рядком після звернення. В американській версії документа вона йде після адреси одержувача.

    Для акцентування уваги можна виділяти тему листа наступними способами:

    • жирним шрифтом;
    • великими літерами;
    • предваряющими «Subject» або «Re:»

    Тіло листа

    Завжди починається з великої літери, навіть якщо після звернення (на попередньому рядку) стояла кома. Стандарт вирівнювання тексту – по лівому краю. Абзаци відокремлюються один від одного порожнім рядком. На відміну від російськомовних текстів на початку нового рядка відступ не потрібно.

    Текст повинен бути чітким, зі строгою структурою. У першій частині автору слід коротко пояснити причину написання, далі роз’яснити мету в подробицях, у кінці основної частини – підвести підсумок і висловити те, що відправник бажає дізнатися, отримати і т. п.

    При побудові основного тексту можна використовувати такі словосполучення:

    To receive one’s letter dated…Отримати чиєсь лист від (такого-то числа)…Thank you for…Дякуємо вам за…To confirmПідтверджуватиHereby inform somebodyСправжнім повідомляти кого-небудьTo have any questionsМати які-небудь питанняTo look forward to something/doing somethingЗ нетерпінням чекати чого-небудь/будь-якої діїTo get one’s address fromОтримати чиюсь адресу з (від)…To intendМати намірTo considerВважати, розглядатиTo have a steady demand for…Мати постійний попит на…To know more aboutДізнатися більше про…To send a catalogue (catalog)Відправити каталогTo be enclosedБути у вкладенніTo order the following itemsЗамовляти такі найменування (продукції)
    Читайте також:
    Дієслово зв'язка в англійській мові: поняття, приклади слів і речень

    Прощання

    Завершуючи формальне лист англійською, використовуйте:

    • Sincerely yours (щиро ваш) – переважно вживати, якщо на початку вказували прізвище та ім’я адресата (особливо в британському варіанті);
    • Faithfully yours (з повагою ваш) – практично не використовується в американській діловій кореспонденції (часто використовується у Великобританії, якщо одержувача не називали по імені-прізвища).

    В офіційних електронних посланнях можна часто зустріти:

    Regards/Kind regardsЗ повагою/глибокою повагоюBest wishesЗ найкращими побажаннями

    NB! Фрази прощання прийнято вирівнювати по лівому краю. АЛЕ! Якщо дата була написана в центрі аркуша, прощання також слід «центрувати».

    Вкладення

    Якщо до листа додаються якісь файли, після підпису зробіть позначку «Enclosure» (Вкладення) або зробіть окремий список з перерахуванням всіх прикріплених паперів.

    Діловий лист англійською мовою: спілкування з клієнтами – обмін аргументами
    Ще одне ділове письмо: зразок англійською мовою

    Більш наочні приклади офіційного листа англійською ви можете знайти тут: www.lettersfromhomeroom.com. Читайте, вивчайте деталі, тренуйтеся, і нехай у вас все вийде! Успіхів в англійській мові і в бізнесі!

    Структура ділового листа: на що потрібно звернути увагу:

    Сподобалася стаття? Поділитися з друзями:
    Корисні поради для кожного
    Додати коментар