Якщо вам доводиться багато спілкуватися з партнерами по бізнесу зі Сполучених Штатів, Великобританії або Австралії, необхідно знати, як правильно складати діловий лист англійською мовою. Приблизну структуру документа, необхідну лексику, окремі приклади ми намагалися розібрати в цій статті.
Діловий лист: особливості і британсько-американські варіанти
Будь-яка офіційна папір має визначену структуру. Те ж саме ми можемо сказати і про діловому листі. Воно обов’язково повинно включати наступні компоненти:
Приклад ділового листа англійською мовою
Розглянемо детальніше всі пункти.
Вступні дані
У першому блоці зазвичай не вказується ПІБ адресанта (за винятком американських паперів), необхідний тільки адресу. Нагадуємо, що в англомовних країнах порядок його компонентів повинен бути наступним: назва організації, номер будинку, назва вулиці, індекс, штат (провінція, графство тощо), країна, номер телефону. Якщо лист надсилається з Росії, рекомендуємо дотримуватися вітчизняного поштового стандарту.
NB! Бізнес лист англійською мовою у Великобританії передбачає зазначення адреси в правому верхньому куті аркуша, тоді як в Штатах – в лівому верхньому кутку (під датою) або, як варіант, після підпису, в нижній частині.
NB! У британському англійською дата ставиться у правому куті (на сходинку нижче вказаної адреси), в друкованому вигляді допускається її лівосторонній розташування. В американському варіанті – дату визначено верхній лівий кут центр верхній частині аркуша.
Дані адресата пишуться зліва: в британському – на тій же позиції, що і дата, або лінією нижче. В американському – з відступом в 2 рядки вниз від інформації про адресанте.
Загальна схема ділового листа
Вітання
Якщо ми знаємо ім’я і статус людини, до якого звертаємося, рекомендується використовувати DEAR + Mr/Dr… + прізвище (Dear Mr Thompson). Якщо підлога колеги невідомий, можна звертатися: DEAR + Прізвище, ім’я (Dear Chris Qwerty). Зустрічаються випадки, коли партнери звертаються один одного просто на ім’я (наприклад, Dear Mark).
Якщо ми не знаємо, до кого конкретно будемо звертатися, можна використовувати наступні варіанти:
Тема листа
Вказується за бажанням. Якщо мова йде про офіційному листі на англійській мові з Британії, тема розташовується наступним рядком після звернення. В американській версії документа вона йде після адреси одержувача.
Для акцентування уваги можна виділяти тему листа наступними способами:
- жирним шрифтом;
- великими літерами;
- предваряющими «Subject» або «Re:»
Тіло листа
Завжди починається з великої літери, навіть якщо після звернення (на попередньому рядку) стояла кома. Стандарт вирівнювання тексту – по лівому краю. Абзаци відокремлюються один від одного порожнім рядком. На відміну від російськомовних текстів на початку нового рядка відступ не потрібно.
Текст повинен бути чітким, зі строгою структурою. У першій частині автору слід коротко пояснити причину написання, далі роз’яснити мету в подробицях, у кінці основної частини – підвести підсумок і висловити те, що відправник бажає дізнатися, отримати і т. п.
При побудові основного тексту можна використовувати такі словосполучення:
Прощання
Завершуючи формальне лист англійською, використовуйте:
- Sincerely yours (щиро ваш) – переважно вживати, якщо на початку вказували прізвище та ім’я адресата (особливо в британському варіанті);
- Faithfully yours (з повагою ваш) – практично не використовується в американській діловій кореспонденції (часто використовується у Великобританії, якщо одержувача не називали по імені-прізвища).
В офіційних електронних посланнях можна часто зустріти:
NB! Фрази прощання прийнято вирівнювати по лівому краю. АЛЕ! Якщо дата була написана в центрі аркуша, прощання також слід «центрувати».
Вкладення
Якщо до листа додаються якісь файли, після підпису зробіть позначку «Enclosure» (Вкладення) або зробіть окремий список з перерахуванням всіх прикріплених паперів.
Ще одне ділове письмо: зразок англійською мовою
Більш наочні приклади офіційного листа англійською ви можете знайти тут: www.lettersfromhomeroom.com. Читайте, вивчайте деталі, тренуйтеся, і нехай у вас все вийде! Успіхів в англійській мові і в бізнесі!
Структура ділового листа: на що потрібно звернути увагу: