Ділове листування англійською: приклади листів, фрази і структура

Зміст статті

  • 1 Структурне оформлення листа
    • 1.1 Адреса відправника
    • 1.2 Дата
    • 1.3 Реквізити одержувача
    • 1.4 Привітання
    • 1.5 Основна частина
    • 1.6 Висновок
    • 1.7 Підпис
  • 2 Ділове листування англійською: приклади листів і фрази
    • 2.1 Заяву
    • 2.2 Запити і прохання
    • 2.3 Скарга
    • 2.4 Відповіді і вибачення
  • 3 Інші статті по темі
  • 4 Схожі та рекомендовані статті

У століття приватного капіталу та інвестицій – вивчення іноземної мови це не тільки інтерес до міжнародного співтовариства, але і практична необхідність. Багато компаній співпрацюють з іноземними партнерами, а, отже, повинні підтримувати добре налагоджені контакти та взаєморозуміння. Основний засіб зв’язку для людей ділової сфери – офіційна переписка. Сьогодні розберемося, як правильно складати англійське лист, дотримуючись правила і рамки бізнес спілкування. Також у матеріалі наведемо зразки того, як виглядає ділове листування англійською, приклади листів і фрази, необхідні для формального спілкування.

Структурне оформлення листа

Для початку визначимося з тим, які текстові блоки містить ділове лист англійською мовою. Розберемо по порядку кожен пункт.

Адреса відправника

Починається стандартний бланк із зазначення реквізитів відправника, що розміщуються у верхньому правому куті. Структура ділового листа припускає строгий порядок написання даних, тому запис завжди здійснюється у встановленій черговості. При цьому відсутні будь-які пунктуаційні знаки в кінці рядків.

РеквізитиПриклад1Прізвище та ім’яSobolev Anton2ПосадуPR manager3Назва компаніїT&T Corporation4Номер будинку та назву вулиці45 Parkovaya St5Місто і поштовий індексБіла церква 1678906КраїнаRussian Federation

Дата

З відступом в три рядки після реквізитів відправника записують дату. Припустимо кілька форматів того, як писати дату:

  • October 29, 2017;
  • 29 October, 2017;
  • 29th October, 2017;
  • October 29th, 2017;
  • 29 Oct. 2017;

Не рекомендується використовувати виключно числові позначення дати при написанні ділових листів англійською мовою, так як в Америці і Англії різний порядок читання подібних записів.

  • 12.10.2017 – 12 жовтня 2017 (Європа і Англія)
  • 12.10.2017 – 10 грудня 2017 (Америка)

Реквізити одержувача

Далі переміщаємося на ліву сторону аркуша і також в строгому порядку заповнюємо адресу і дані одержувача.

РеквізитиПриклад1Звернення* та прізвищеMr Alex Colton2ПосадуEditor in chief the Daily Mirror3Назва компаніїJ Media UK Ltd4Номер будинку та назву вулиці15 Stratton Street5Місто і поштовий індексLondon W1J 8LQ6КраїнаUnited Kingdom

*Звернення є обов’язковим елементом. Для чоловіків найчастіше це Mr, для жінок Ms. Також, при зверненні до заміжньої жінки використовують Mrs, до незаміжньої Miss.

Вітання

Перше, що необхідно проставити в листі – це вітальна фраза. Її стиль залежить від близькості знайомства з співрозмовником. Для офіційного листа характерні стандартні фрази: Dear Mrs/Ms + прізвище одержувача. Якщо дані співрозмовника невідомі, слід скористатися поєднанням Dear Sir or madam. Коли послання призначене кільком особам використовується множина: Dear Sirs, Dear Colleagues і т. п. Неформальне спілкування дозволяє використовувати у зверненні ім’я: Dear Mary. Важливо відзначити пунктуаційний момент: в англійській мові звернення відокремлюється комою, а в американському – двокрапкою.

Англійський варіантАмериканський варіантDear Mr Higgins,

I am writing with…Dear Mr Higgins:

I am writing with…

Основна частина

Переходимо до оформлення головної інформаційної складової ділового листа англійською мовою.

Найчастіше основний текст починається з невеликого вступного пропозиції, особливо якщо це не перший лист, а відповідна листування. Наведемо приклади вступних фраз англійською мовою з перекладом на російську мову.

ПрикладПерекладThis letter is to confirm…Це лист – підтвердження того, що…Thank you for your letter…Дякую за ваш лист…We acknowledge receipt of your letter…Підтверджуємо отримання вашого листа…With reference to your letter of…Щодо вашого листа від…

Якщо ви ведете суворо офіційну ділову кореспонденцію, то ніколи не пишіть скорочені форми сказуемых i’m, you’re і т. п.

Далі вказуються в логічній послідовності цілі і причини ділової переписки на англійській, а також додаються прохання або очікування будь-яких дій. Як правило, для зручності читання текст розбивається на кілька невеликих абзаців (без використання нового рядка/табуляції). Детальніше цей блок розглянемо трохи пізніше на практичних прикладах.

Висновок

Продовжуючи витримувати ввічливий тон, слід завершити лист, скориставшись стандартними виразами вдячності, запевненнями в очікуванні відповіді, пропозиціями співпраці, запрошенням до подальшого спілкування. Завершальна фраза – важливий елемент ділового спілкування.

ПрикладПерекладPlease acknowledge receipt…Будь ласка, підтвердіть отримання…If you have any questions, do not hesitate to contact us.Якщо у вас виникнуть будь-які питання, не соромтеся звертатися до нас.Thanking in advance.Заздалегідь дякуємо.We value your custom highly.Нам дуже важлива співпраця з вами.Please contact us again if we can help in any way.Будь ласка, звертайтеся до нас знову, якщо ми можемо вам чимось допомогти.Thank you and we are looking forward to hearing from you.Спасибі вам, чекаємо вашої відповіді.

Підпис

Перш ніж вказати свої дані, необхідно скористатися ще однією ввічливою формою – побажаннями всіх благ або вираженням поваги. Як правило, ділова англійська володіє трьома видами таких фраз:

  • Yours sincerely – З щирою повагою (до знайомого співрозмовника);
  • Yours faithfully – З повагою (до незнайомого адресата);
  • Best wishes – З найкращими побажаннями (нейтральне висловлювання);

Довершує висловлення відділяється комою, а далі з нового рядка наводиться особистий підпис із зазначенням імені, прізвища та посади.

Yours faithfully,

Samuel Frankston

General Manager

Enc. A copy of the licenseYours sincerely,

Vadim Grachev

Sales Manager

Enc. Catalogue

Крім того, до тексту можуть бути додані додаткові вкладення. Про їх наявність зазначається у закінченні листа, відразу після підпису. Фраза починається зі скорочення Enc. (enclosure – додаток), після якої йде перелік доданих документів.

Ми розглянули теоретично правильне оформлення повідомлення для ділового листування. Тепер перейдемо до практичної частини і розберемо приклад ділового листа різного призначення і типові для формальної кореспонденції фрази англійською.

Ділове листування англійською: приклади листів і фрази

Поняття офіційний лист включає в себе безліч відтінків. Це може бути запит, комерційна пропозиція, скарга, вираз вибачень, заяву про прийом на роботу, гарантійний лист про зобов’язання і т. п. В цьому розділі ми розглянемо на практиці, як складаються ділові листи англійською мовою і які стандартні кліше в них можна виділити. Для зручності розподілимо зразки за жанрами.

Заява

Робота в іноземній компанії – мрія багатьох молодих людей. Для того, щоб зарекомендувати себе з позитивного боку, необхідно грамотно скласти супровідний лист – заяву про відгук на вакансію. Крім уже представлених у матеріалі відомостей, у таких зверненнях часто вживаються вирази, представлені в таблиці.

ПрикладПерекладI am writing in connection withЯ пишу у зв’язку з …With reference to your vacancy …I am sending…У відповідь на вашу вакансію… Я висилаю…I am writing in response to your advertisement…Я пишу у відповідь на ваше оголошення …As for my experience it includes…Мій досвід роботи включає…I worked for…as…Я працював протягом… на посаді…I would like to apply for this job because…Я б хотів отримати цю роботу тому…I am ready to come to an interview at any timeЯ готовий прийти на співбесіду в будь-який час.

Повноцінне заява виглядає наступним чином.

Artem Kosarev

14 Green St

Birmingham B48 7JN

United Kingdom

29 Oct. 2017

Frost logistic ltd

23 Groove St

London WZ2 EA4

United Kingdom

Dear Sirs,

My name is Artem and I am writing in response to your advertisement for a computer operator in today’s Independent newspaper.

I have an experience of work as a computer operator for General Trust Company and appropriate education. I would like to apply for this job because I decided to move to London. I am a reliable person and would be a good worker for you. I am ready to come to an interview at any time.

Thank you for your attention.

Yours faithfully,

Artem Kosarev

Enc. Resume

Запити і прохання

Подібну кореспонденцію часто використовують для запитів про видачу необхідних документів. Крім того, в діловій сфері часто складають листи-прохання надіслати додаткову інформацію, наприклад, каталог продукції, для того щоб оформити замовлення на постачання. Запит або прохання англійською можуть бути виражені за допомогою наступних офіційних кліше для листування.

ПрикладПерекладThis is to request you to grant…Це прохання/запит надати…Please inform us …Просимо інформувати нас…We are writing to enquire about …Ми просимо повідомити про…I would be grateful if you could …Я був би вам вдячний, якби ви…We should appreciate your sending to us …Ми будемо дуже вдячні, якщо ви повернете нам…Could you please send me …Не могли б ви вислати мені…Can you give me some information about…Могли б ви дати мені інформацію про…Could you send me more details…Не могли б ви вислати детальну інформацію…

Розглянемо практичний зразок ділового листа даного виду. Зазначення дати і адреси однакові для всіх листів, тому наведемо тільки зміст основної частини і підпис.

Dear Mr Brams

 

I am writing with reference to your advertisement in Guardian. Can you give me some information about your proposal? I would like to receive a copy of your latest price-list. I also wonder if it is possible to get discounted price for buying in volume.

Thank you and I am looking forward to hearing from you.

 

Yours sincerely,

Kate Gordon

Sales Manager

T&K Corporation

Скарга

Не рідкісний випадок, коли ділове лист виражено скаргою, наприклад, на дії співробітників або неякісно надані послуги. Для того, щоб ви могли висловити своє обурення в стилі, який передбачає формальне спілкування, англійська мова пропонує наступні шаблони.

ПрикладПерекладI’m writing to let you know that…Я пишу, щоб повідомити…In this way it ruined all my plans as…Таким чином, мої плани були порушені…I am writing to complain about…Я пишу, щоб висловити скаргу на…I am writing to draw your attention to…Я пишу, щоб привернути вашу увагу до …I hope I can expect…Я сподіваюся, що можу чекати……to avoid a recurrence of such ……щоб уникнути повторного випадку……to claim for compensation……вимагати відшкодування…

У тексті листа необхідно докладно вказати всі дані про сталася ситуації та пояснити причини виниклого обурення.

Dear Ms Melts,

I’m writing to complain about ineffective work of your service delivery.

On the 13th of December I ordered from you ten computers and six laser printers. I had especially stipulated delivery with your manager for 20th of December that to ensure punctual arrival. Today is 22th of December and the equipment I ordered still has not been delivered.

I would like to receive my purchases as soon as possible. I hope that you will deal with my problem promptly as it is заподіяння me considerable незручності.

 

Yours sincerely,

Bob Murray

Відповіді і вибачення

Прикінцеві приклади листів будуть пов’язані з відповідними посланнями. Відповідь необхідно почати з подяки за отримане повідомлення. А потім тактовно висловити пояснення обставин, що склалися, принести свої вибачення і вказати шляхи вирішення проблеми. Розглянемо, які фрази на цю тему відповідають ділової англійської.

ПрикладПерекладThank you for bringing the problem to our attention.Спасибі за залучення нашої уваги до цієї проблеми.We are very sorry to hear that…Нам дуже шкода чути, що…Please accept our apologises for…Просимо прийняти наші вибачення за …You have my assurance that…Я запевняю вас, що…Please be assured that we will…Будьте впевнені, що ми…To compensate for the незручності caused…Для компенсації завданих незручностей…

Розглянемо приклад.

Dear Mr Murray,

Please accept our вибачення за for the recent problems you had regarding our service delivery.

Our company recently had experienced some problems with the software. The vendor has since applied a patch, and our systems are now 100% functional. Please be assured that you will receive your order not later, than the day after tomorrow.

To compensate for the незручності we have caused applied a 20% discount on equipment you ordered. We value your custom highly.

Sincerely,

Nick Harley
Customer Service Manager

Ось такий своєрідний ділової розмовник ми склали за підсумками вивчення матеріалу: ділова переписка англійською, приклади листів і фрази для формального спілкування. Сподіваємося, що з нашими підказками ви покращите навички ділового спілкування і досягнете порозуміння з іноземними партнерами! До зустрічі на нових заняттях!

Сподобалася стаття? Поділитися з друзями:
Залишити відповідь